Seksi Perpustakaan dan Kearsipan Unit Kerja Teknis (UKT) 1 Kabupaten Administrasi Kepulauan Seribu, menyelenggarakan kegiatan sosialisasi Perlindungan dan Perawatan Berkas Arsip dengan metode enkapsulasi.
Kegiatan yang dilaksanakan di Pulau Pramuka, Kelurahan Pulau Panggang, Kecamatan Kepulauan Seribu Utara pada 18 Januari tersebut, dilakukan oleh Petugas Seksi Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Administrasi Kepulauan Seribu, dengan cara mendatangi langsung masyarakat agar lebih jelas dan intens dalam menerapkan metode perlindungan berkas arsip enkapsulasi.
“Kegiatan ini dalam rangka memberikan edukasi kepada masyarakat tentang Sadar Arsip,” kata Kasie Perpustakaan dan Kearsipan UKT 1 Kepulauan Seribu, Windarwati, Kamis (19/01/2023).
Windarwati menjelaskan, pembinaan tentang merawat arsip sejak dini penting diberikan untuk menyelamatkan arsip milik masyarakat atau keluarga sendiri, mengingat salah satu poin dari pada arsip itu adalah dokumen terhadap kepemilikan seperti ijazah, sertifikat dan lain sebagainya.
“Kegiatan ini sangat penting bagi masyarakat Kepulauan Seribu, mengingat kondisi geografis wilayah Kepulauan Seribu yang berbasis kelautan, serta cuaca atau iklim yang lembab dapat mudah merusak dari material berkas arsip masyarakat,” jelasnya.
Metode enkapsulasi ini juga untuk mengalihkan perawatan berkas arsip yang sebelumnya masyarakat umum gunakan dengan metode laminating, yang berakibat kerusakan berkas apabila di buka. Melalui metode enkapsulasi, dapat melindungi berkas arsip dengan bahan yang mudah digunakan dan praktis dapat dilakukan di rumah.
“Manfaat menjaga arsip dengan enkapsulasi keasliannya lebih terjamin dari pada dengan metode laminating, bahkan untuk jangka lama enkapsulasi lebih bagus. Tidak hanya itu ketika ada bencana, arsip yang di enkapsulasi bisa diperbaiki,” tutur Windarwati.
Windarwati menambahkan, dengan menggunakan metode enkapsulasi bahan tidak melekat dengan dokumen setelah proses selesai, dokumen mudah dilepas, resiko kerusakan sangatlah kecil apabila gagal dalam proses dan keaslian dokumen terjamin.
“Tujuan dan manfaat dari kegiatan sosialisasi ini agar masyarakat sadar akan arsip yang dimiliki, serta masyarakat mengetahui bahwa ada metode perawatan berkas arsip yang lebih aman, mudah digunakan dan dilakukan,” tambahnya.
Tercatat, alat untuk metode enkapsulasi juga sangat mudah, diantaranya plastic polyster film, perekat double tape, cutter, penggaris logam, gunting, meja kaca, pemberat, mesin sealer.
Pada Tahun 2023, kegiatan sosialisasi metode enkapsulasi akan dilaksanakan di seluruh wilayah Kepulauan Seribu dan berkelanjutan oleh Seksi Perpustakaan dan Kearsipan UKT 1 Kepulauan Seribu.